La dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà è il documento con cui si possono dichiarare numerose situazioni che ci riguardano o che riguardano altre persone, in tutti quei casi in cui non possiamo ricorrere all'autocertificazione e che non sono in possesso delle amministrazioni pubbliche.
Può essere utilizzata esclusivamente nei rapporti con:
- le Pubbliche Amministrazioni;
- i gestori di Servizi Pubblici (Poste, Enel, Telecom, ACI, ecc.);
- i Privati che lo consentono.
Può essere usata per:
- Attestare che la copia di un documento conservato o rilasciato da una pubblica amministrazione è CONFORME ALL'ORIGINALE.
- Dichiarare STATI (essere proprietario di un immobile, essere erede di una certa persona...), FATTI (avere subito danni a causa di una calamità naturale o aver condonato un certo abuso edilizio...), QUALITA' PERSONALI (essere titolare d'impresa; non essere soggetto all'imposta sui redditi..) conosciuti direttamente dal cittadino e riferiti a se stesso o ad altri soggetti.
NON sono sostituibili con dichiarazione sostitutiva di atto notorio: i certificati medici, veterinari, di origine, di conformità CE, di marchi e brevetti.
Non si possono effettuare dichiarazioni sostitutive di atto notorio che contengano dichiarazioni di intenzioni o propositi per il futuro (ad es. rinunciare a un'eredità). Per questi atti è necessario rivolgersi ad un notaio.
Le dichiarazioni sostitutive di atto notorio non necessitano di autentica, ad eccezione di quando finalizzate alla riscossione di benefici economici da parte di terzi o quando sono presentate a privati.
Dal 1° gennaio 2012 agli uffici pubblici è vietato rilasciare certificati da esibire ad altre pubbliche amministrazioni. Pertanto gli uffici comunali dello stato civile e di anagrafe possono rilasciare i certificati soltanto per uso privato; sugli stessi sarà apposta, a pena nullità, la dicitura "il presente certificato non può essere prodotto agli organi della Pubblica Amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi".
La normativa vigente infatti obbliga la Pubblica Amministrazione e i gestori di servizi pubblici ad accettare (e pertanto a richiedere), in sostituzione dei certificati anagrafici e di stato civile, l'autocertificazione.
Il cittadino assume la responsabilità di quanto dichiara e ne risponde penalmente in caso di dichiarazione falsa o mendace, come previsto dall'articolo 76 del DPR 445/2000. Se dal controllo effettuato dall'Amministrazione Pubblica emerge che il contenuto delle dichiarazione non è veritiero, il dichiarante decade dai benefici eventualmente ottenuti sulla base della dichiarazione falsa.